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univiva Redaktion
5 min Lesezeit

So finden Sie die passende Arztsoftware – das müssen Sie unbedingt wissen

Die richtige Arztsoftware hat maßgeblichen Einfluss auf die Funktionsweise Ihrer Praxis und eine Anschaffung sollte gut durchdacht sein. Wir geben Ihnen einen Überblick über Funktionalitäten, Anbieter, Kosten und wie Sie das richtige Tool für sich finden.

Warum Sie eine Arztsoftware benötigen

Die Arztsoftware oder auch Praxissoftware genannt, gehört zur Grundausrüstung eines jeden Praxismanagements und ist das Herzstück Ihrer Praxis. Sie unterstützt Praxisinhaber bei der digitalen Organisation und Dokumentation von Praxisaufgaben im laufenden Praxisbetrieb.

Von der Verwaltung der Patientendaten, über die Terminkoordination bis hin zur Abrechnung erbrachter Leistungen. In der Praxissoftware läuft Ihre gesamte Praxisorganisation zusammen.

Eine gut funktionierende Praxissoftware ist ein hilfreiches Werkzeug im Handling der internen Betriebs-, Organisations-, und Verwaltungsaufgaben. Eine sorgfältig ausgewählte Software strukturiert praxisinterne Arbeitsschritte und optimiert somit das gesamte Praxis- und Patientenmanagement. Auch als Schnittstelle zwischen Teilbereichen wie Dokumentarverwaltung (Diagnose, Anamnesen, etc.), Impfmanagement, Therapieplänen und Importmöglichkeiten von Laborergebnissen ist die Arztsoftware mehr als hilfreich.

Beachtet man wie viel Zeit in deutschen Praxen täglich in umständliche Prozesse und administrative Aufgaben fließt, wird die Bedeutung einer sorgfältig ausgewählten Praxissoftware deutlich. Aktuelle Studien zeigen, dass mit der passenden Software in einer Arztpraxis durchschnittlich eine Zeitersparnis von bis zu 25 Prozent erzielt werden kann.

Welche Anbieter gibt es?

Auf dem Markt existieren mittlerweile eine Vielzahl verschiedener Anbieter von Praxissoftwares. Auf den Seiten der kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) bzw. der kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) ist eine Übersicht geprüfter Anbieter zu finden. Die KBV bringt zudem quartalsweise eine Installationsstatistik heraus.

Häufig genutzte Software für Arztpraxen und Therapeuten

Software Hersteller Anteil Installation*
MEDISTAR CompuGroup Medical Deutschland AG 10,7%
PSYPRAX Psyprax GmbH 9,0%
TURBOMED CompuGroup Medical Deutschland AG 9,0%
Elefant HASOMED GmbH 8,4%
x.isynet medatixx GmbH & Co. KG 6,8%
x.concept medatixx GmbH & Co. KG 4,4%
ALBIS CompuGroup Medical Deutschland AG 4,2%
Medical Office INDAMED EDV-Entwicklung und Vertrieb GmbH 3,6%
ORBIS Agfa HealthCare GmbH 3,4%
Epikur Epikur Software & IT Service GmbH & Co. KG 3,0%
SMARTY New Media Company GmbH & Co. KG 2,9%
x.comfort medatixx GmbH & Co. KG 2,9%
QUINCY WIN Frey ADV GmbH 2,8%
CGM M1 PRO CompuGroup Medical Deutschland AG 2,8%
DURIA Duria eG 1,6%
PsychoDat ergosoft GmbH 1,6%
EL – Elaphe Longissima Softland GmbH 1,4%
Medatixx medatixx GmbH & Co. KG 1,2%
SAP Ambulatory Care Management SAP SE 1,2%
MEDICO WIPS Cerner Health Services Deutschland GmbH 1,2%

*entsprechend der KBV Installationsstatistik (Stand: 31.03.2020)

Die gängigsten Softwarelösungen für Zahnärzte*

Software Hersteller
Teemer ARZ.dent GmbH
VISIdent BDV GmbH
VISInext BDV GmbH
CAPAZ CAPAZ GmbH
CGM HIGHDENT PLUS CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH
ChreMaSoft CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH
Z1 CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH
ZahnarztRechner CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH
Dental Express Computer Forum GmbH
ivoris Computer konkret AG
consys-dent CONSYS GmbH
CROSSHEALTH CROSSSOFT GmbH
DS4 DAMPSOFT GmbH
DS-WIN-PLUS DAMPSOFT GmbH
D1dentis DATAMED COMPUTERSERVICE LTD.
iSiDent DATEXT iT-Beratung
DENSoffice DENS GmbH
dentport Dentport GmbH
DentRechner DentRechner
DENTWARE DENTWARE Computer GmbH
smiledoctor eoceo GmbH&Co. KG
ErgoDent ErgoDent Software GmbH
EVIDENT EVIDENT GmbH
KFO-Office FDK Fachdienst der Kieferorthopäden GmbH & Co. KG
PRAXIDENT A4 h&k GbR
DENT-MAGIC Jungmann Software + Papier
KFO by KSS Kallis Software-Schmiede
MartyDent MartyData GmbH
OMICRON OMICRON
Orgadontic Office Orgadontic
LinuDent PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG
apollonia / iDent Procedia GmbH
multiXdent Rapp Informatik Systeme GmbH
charly by solutio solutio GmbH & Co. KG
DIOS ZX Spitta GmbH
Pdent Winkler Software
Zahn 32 Zahn 32 Lutz Hergesell
claire Zahnmedizinischer Rechner
ZweiAcht ZweiAcht GmbH

*gemäß der Herstellerliste der KZBV

Überblick über mögliche Funktionen

Ein Großteil der derzeit auf dem Markt verfügbaren Arztsoftware-Lösungen ist für einen universalen Einsatz konstruiert. Zumeist ist eine Basisversion mit einem Standardmodul verfügbar, welches dann je nach individueller Anforderung modular ergänzt werden kann. Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Praxissoftware beliebig auf Ihre Praxis ausrichten können und nur für Funktionen bezahlen, die Sie auch wirklich benötigen.

Zu den Standardfunktionen einer Praxissoftware gehören die Patientenverwaltung (digitale Patientenakte) und die Abrechnung (Kassenabrechnung, Privatliquidation). Zudem sind im Basismodul zumeist weitere grundlegende Funktionen wie eine einfache Termin- und Dokumentarverwaltung enthalten. Eine Praxissoftware ist heutzutage jedoch weit mehr als ein reines Abrechnungs- und Patientenverwaltungstool. Insbesondere wenn es um eine optimale Organisation der Praxisprozesse und Abläufe geht, sind diverse weitere Funktionalitäten verfügbar. Teilaspekte wie Personal- und Dienstplanung, Aufgaben- und Zeitmanagement, Online-Materialwirtschaft, Arzneimitteldatenbanken und Funktionen zur Praxis- und Abrechnungsoptimierung sind durchaus nützliche Zusatzanwendungen. Darüber hinaus werden Funktionen wie eine Online-Terminvergabe und Videosprechstunden immer wichtiger, um den steigenden Ansprüchen der Patienten gerecht zu werden.

Diese Zusatzfunktionen sind je nach Anbieter bereits im Kernsystem der Praxissoftware enthalten oder können über Zusatzmodule hinzugekauft werden. Nicht jeder Softwarehersteller kann alle Teilbereiche „perfekt“ abbilden, so dass in Arztpraxen häufig auch noch auf separate Anbieter zurückgegriffen wird. Hier muss umso mehr sichergestellt werden, dass die verschiedenen Systeme aufeinander abgestimmt und mit entsprechenden Schnittstellen verbunden sind.

In unserem Fokusartikel zum Thema Privatabrechnung erfahren Sie mehr zum Thema Privatliquidation und geeignete Anbieter.

Tipp

Informieren Sie sich vorab über den Funktionsumfang des Basispakets des jeweiligen Praxissoftware-Anbieters. Auch wenn ein Anbieter auf den ersten Blick eine günstige und zufriedenstellende Lösung anbietet, könnten für eine Funktionserweiterung noch weitere versteckte Kosten anfallen.

Folgende Grafik gibt Ihnen einen Überblick über mögliche Funktionen einer Praxissoftware

Praxissoftware Funktionen

Die wichtigsten Schnittstellen einer Praxissoftware

Eine passende Praxissoftware hilft Ihnen, Ihren Praxisalltag optimal zu strukturieren und zu organisieren. Um das Maximum herauszuholen, sollten Sie bei der Auswahl der Praxissoftware darauf achten, dass diese Ihren funktionellen Anforderungen gerecht wird. Achten Sie unbedingt darauf, ob das System über die wichtigsten Schnittstellen verfügt. So benötigen Sie für eine Übermittlung von Abrechnungsinformationen eine KVDT-Schnittstelle und für die Übertragung von Labordaten eine LDT-Schnittstelle. Um Ihre medizinischen Geräte wie z.B. EKG, Blutdruckmessgeräte oder Ultraschall an die Praxissoftware anzubinden, benötigen Sie eine GDT-Schnittstelle. Ein sicherer Datenaustausch zwischen Ärzten, KVen und weiteren medizinischen Institutionen (z.B. Krankenhäusern) ist mittels der Nachrichtenschnittstelle KV-Connect möglich.

Besser Mieten oder kaufen?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten beim Erwerb einer Praxissoftware. Mieten oder kaufen. Das Mietmodell bezeichnet man auch als Software-as-a-Service (SaaS). Hier wird die Software und die für die Ausführung notwendige IT-Infrastruktur von einem externen Anbieter zur Verfügung gestellt und von der Praxis als Service, also als eine Dienstleistung bezogen. Für den Praxisbetreiber fallen dann lediglich monatliche Gebühren an, die abhängig von den benötigten Lizenzen sind. Das Mietmodell ist jedoch mehr die Ausnahme als die Regel und wird bisher nur vereinzelt von Anbietern angeboten.

Verbreiteter ist der Kauf einer Praxissoftware. Eine genaue Angabe der Kosten lässt sich schwer kalkulieren, da diese von Anbieter zu Anbieter stark schwanken. Zudem hängen die Kosten von diversen weiteren Faktoren wie Funktionsumfang, gewünschter Schnittstellen, Datentransfer und optionalen Serviceleistungen der Anbieter ab. Grundsätzlich sollte aber einmalig mit Anschaffungskosten gerechnet werden sowie mit laufenden Kosten für Softwareupdates (monatlich oder jährlich).

Die Frage ob Mieten oder Kaufen lässt sich nicht pauschal beantworten. Beide Modelle gehen mit Vor- und Nachteilen einher. Eine Entscheidung allein auf Basis der Kosten ist aufgrund der breiten Preisspanne nicht möglich und auch nicht immer zielführend. Der Preis sollte letztlich auch nicht die entscheidende Komponente sein. Für die Auswahl der geeigneten Praxissoftware sind wesentlich Ihre individuellen Praxisanforderungen entscheidend.

Kosten für die Anschaffung einer Praxissoftware

Die Spanne für den Preis einer Praxissoftware ist groß. Die Preise variieren stark abhängig vom jeweiligen Anbieter und den benötigten Modulen. Von kostenlosen Softwarelösungen, bei denen einmalig eine Supportgebühr anfällt bis hin zu Anschaffungskosten im 5-stelligen Bereich für eine Software mit speziellen Anwendungen für Privatpraxen ist alles dabei. Eine finale Kostenaufstellung ist daher erst nach einer Definition der individuell benötigten Zusatzfunktionen möglich. Zudem bieten einige Anbieter auch gegen einen Aufpreis Serviceleistungen wie die Installation der Praxissoftware und Mitarbeiterschulungen an.

Durchschnittlich können Sie für eine Praxissoftware mit Standardmodulen mit einmaligen Kosten zwischen 400 Euro und 500 Euro rechnen. Durchschnittlich laufende Kosten, die monatlich für Service und Updates anfallen liegen zwischen 50 Euro und 150 Euro. Zusätzliche Serviceleistungen liegen je nach Umfang zwischen 100 und 1500 Euro.

Grundsätzlich sollte der Preis nicht das entscheidende Kriterium für die Wahl Ihrer Praxissoftware sein. Kostenlose Praxissoftwares sind nicht zwangsläufig schlecht und ein hoher Preis ist kein Garant für ein besseres System. Die entscheidende Frage sollte für Sie sein: Welches System mit welchen Funktionen passt am besten zu meiner Praxis und meinen Anforderungen?

Wie Sie die beste Software für Ihre Arztpraxis finden

Die passende Software für die eigene Praxis zu finden, ist bei einem Angebot von über 200 Softwarelösungen für Arztpraxen gar nicht so leicht. Grundsätzlich sollten Sie in einem ersten Schritt festlegen, welche Funktionen Sie unbedingt benötigen. Nehmen Sie sich Zeit, definieren Sie Ihre Praxisprozesse und hinterfragen Sie, welche Prozesse einwandfrei funktionieren und bei welchen Prozessen es vielleicht noch hakt. Ist Ihr Terminmanagement noch nicht optimal? Dann sollten Sie auf eine Online-Terminplanungsfunktion nicht verzichten. Fragen Sie sich auch, ob Sie facharztspezifische Funktionalitäten benötigen oder ob Ihre Praxisform (Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis, MVZ) besondere Anforderungen an die Software stellt. Besonderes Augenmerk sollten Sie auch auf folgende Aspekte legen: Ist der Funktionsumfang auch im Nachgang noch flexibel erweiterbar? Ist ein unkomplizierter Wechsel des Anbieters möglich? Sind alle Schnittstellen verfügbar, die Sie benötigen? Bietet der Anbieter Serviceleistungen wie Systemschulungen, Service-Hotlines und Hilfe bei Systemausfall?

Lassen Sie sich bei der Suche der richtigen Praxissoftware ausreichend Zeit und beziehen Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit ein.

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